COMMENT BIEN PREPARER UN SALON PROFESSIONNEL ?
Participer à un salon professionnel représente un investissement important. Cependant, les véritables bénéfices d’un salon professionnel sont vérifiables à plus long terme. Un salon peut accueillir plusieurs dizaines de milliers de visiteurs, qui sont autant de prospects.
Il est donc nécessaire de bien suivre les étapes ci-dessous.
AVANT
PENDANT
APRÈS
A) La préparation :
Vous devez donc bien préparer pour optimiser vos chances d’accroître votre visibilité et atteindre vos prospects cibles.
Voici ci-dessous les 8 conseils :
Avant toute chose vous devez établir le budget de l’enveloppe réservé aux salons annuellement en prenant en compte toutes les dépenses liées, cela vous évitera des surprises.
1. Anticiper vos réservations :
Je vous conseille chaque début de trimestre de vérifier quels sont les salons de votre région ou bien
en national qui vont être organisés, pour vous positionner en tant qu’invité ou exposant.
En faisant le choix de réserver un stand, sachez que si vous souhaitez être bien placés généralement tout se joue un an avant. Contactez l’organisateur du salon pour négocier le plus tôt possible en amont l’emplacement qui mettra le plus en avant votre enseigne.
Réserver vos billets d’avion, train et votre hôtel pour bénéficier de tarifs avantageux et avoir le choix.
Demandez à l’organisateur. Parfois il existe un partenariat avec certains hôtels qui offre des tarifs spécifiques aux exposants. Vous pouvez également recourir à une agence de voyage pour gérer cette partie.
2. Choisir les collaborateurs présents au salon ? :
Une fois choisi, avertir les collaborateurs mais également l’assistante le plus tôt possible afin qu’ils puissent bloquer les dates dans leurs agendas et faire toutes les réservations nécessaires.
Informer les objectifs de ce salon à votre équipe commerciale (Mise en avant d’un nouveau produit, se faire connaître auprès d’une nouvelle cible …)
3. Informer vos clients de votre participation :
- Diffusez sur les réseaux sociaux votre présence (date, numéro de stand)
- E-mailing à votre portefeuille clients :
- Annoncez votre présence, les informations pratiques, dates, allée et numéro de
stand. - Mettez en avant l’innovation ou le produit. (Si vous avez une courte vidéo de
présentation c’est parfait).
- Annoncez votre présence, les informations pratiques, dates, allée et numéro de
4. Soignez votre stand :
Un réflexe que vous devez avoir ; téléchargez le guide mis à disposition sur le site de l’organisateur ou sur votre espace client. Vous y trouverez les informations sur les consignes de sécurité, les hauteurs à respecter ou bien le matériel autorisé, superficies des stands, les distances, …
Selon les organisateurs, il est possible qu’on vous demande le plan de votre stand pour obtenir une validation technique.
Listez tout ce dont vous avez besoin :
- Flyers, affiches
- Supports pour les flyers
- Comptoir simple ou avec votre logo.
- Choix des tables et chaises ou tabourets
- Nappes pour les tables
- Catalogues
- Cartes de visites
- Roll-up
- Stylos, portes clefs, bloc-notes à donner à vos prospects
- Bandeau mural
- Machine à café, dosettes, sucre, touillettes, serviettes, petite douceurs (bonbons,
chocolats, biscuits …) - Le wifi, (une clé 4 G ou souscrire une connexion dédiée pour votre stand car
généralement celle de l’organisateur est faible). - Les prises, rallonges, câbles…
- Écran ou pc portable
- Vidéo projecteur
- Pass visiteurs ou invitations à envoyer à vos clients
- Pass exposants
- Fiches contacts, QR Code pour obtenir les coordonnées de vos prospects
Dites-vous bien que votre stand doit refléter votre image et vos valeurs. Respectez votre charte graphique dans tous vos documents ou supports. Vos prospects ou clients doivent vous reconnaitre d’un simple coup d’œil.
Concernant la conception de vos supports, renseignez-vous bien en amont des délais de livraison, des tarifs auprès de vos prestataires. Faites des devis pour comparer les tarifs.
- Retirez le plastique des sols
- Installez votre mobilier
- Testez les prises
- Arrivez entre 30 à 45 min avant l’ouverture
- Connectez écrans et ordinateurs
- Faites un point avec votre équipe pour les consignes de la journée.
- Il est important de faire un court briefing sur les règles de sécurité ou issues de secours.
Et voilà, vous y êtes les visiteurs sont là !
7. Sur le stand :
- Gérez le trafic sur le stand (toujours être au minima 2)
- Organisez des roulements avec votre équipe
- Pendant que certains sont sur le stand d’autres iront à la rencontre des autres exposants. N’oubliez pas les exposants peuvent être des clients potentiels autant que les visiteurs.
- Si vous avez prévu une conférence dans une des grandes salles ou une démonstration à une heure précise, allez informer les exposants, même s’ils ont le programme cela vous permettra de faire connaissance et créer du contact.
- Soyez souriant.
- Remplissez des fiches contacts avec les coordonnées de vos prospects (vous pouvez agrafer leur carte de visite), mais notez un résumer de votre échange en notant si vous devez envoyer un mail avec les informations demandées, une prise de rendez-vous téléphonique ou visioconférence. Dans ce cas de figure si vous pouvez envoyer l’invitation sur le moment c’est parfait.
- Pour ceux qui vendent des produits, rangez bien vos tickets de cartes bleues, les chèques ou bien les bons de commandes à un endroit bien précis pour éviter de perdre les documents.
- Ayez bien entendu, un fond de caisse pour les espèces.
- Transmettez bien une carte de visite ou un flyer avec le produit acheté pour qu’il puisse vous contacter ou vous recommander à l’un de leur proche. secours.
Le salon a fermé ses portes et le stand démonté mais tout n’est pas encore terminé de votre côté.
8. Voici les réflexes après salon :
- Animez vos réseaux sociaux (photos, vidéos de votre stand, démonstrations, conférences.
Prenez les clients de dos afin de ne pas voir leurs visages ou alors vous devez les flouter). - Remerciez vos clients d’être venus sur les réseaux sociaux, sur votre site internet ou Google My Business.
- Assurez-vous que les demandes d’informations ou de prise de rendez-vous ont bien été traitées.
- Vous pouvez faire un sondage auprès de votre équipe commerciale présente sur le salon des axes d’amélioration, des choses qui ont bien fonctionné ou manqué.
Vous êtes entrepreneur et vous désirez participer à un salon mais vous n’avez pas d’assistante commerciale ou service marketing pour préparer correctement votre stand.
La Solution Relance vous accompagne dans la préparation et peut également vous assister pendant le salon.
