Rédiger ses conditions générales de vente est une démarche très importante pour l’entreprise, aussi bien pour respecter ses obligations en matière de législation que pour vous sécuriser (et c’est là le plus important) dans le cadre de votre activité professionnelle.
- Pourquoi les rédiger ?
- Qui peut les rédiger ?
- Les modalités obligatoires ?
- Vos devis et factures doivent être irréprochables.
POURQUOI ?
- Un professionnel a l’obligation de communiquer ses conditions générales de vente (CGV) à tout acheteur professionnel qui en fait la demande.
- Vous n’êtes pas dans l’obligation de les fournir à chaque transaction lorsque votre client est professionnel mais si celui-ci vous les demande vous êtes tenus de lui donner.
- Pour un 1er client vaut mieux les transmettre et les faires lire et signer.
- Les conditions générales de vente sont un outil juridique sécurisant pour l’entreprise dans le cadre de son activité quotidienne. Par exemple, l’insertion d’une clause de réserve de propriété vous permet normalement de récupérer des marchandises livrées à un client si ce dernier ne vous paie pas.
QUI PEUT LES REDIGER ?
- Vous pouvez les rédiger vous-même mais attention de ne rien oublier car l’omission de l’insertion d’une mention obligatoire peut être sanctionnée d’une amende de 15 000 euros (sanction pénale).
- Il est conseillé au minima de les faire relire par un professionnel pour éviter les oublis.
- Opter pour un professionnel certes représente un investissement mais cela vous permettra d’avoir des CGV dans les règles avec la législation juridique et ainsi de vous apporter une véritable sécurité à la fois vis-à-vis de vos clients et également vis-à-vis des obligations à respecter.
- Ce dernier doit prendre connaissance de votre activité et vous conseiller sur les dispositions obligatoires et spécifiques à votre activité pour les intégrer.
LES MODALITES OBLIGATOIRES
Sous forme d’articles à la suite
- Vos conditions de vente (Quand, où, comment, modalités de livraisons…) ;
- Le barème de votre tarif unitaire ;
- Les modalités de réduction de prix : rabais, remises et ristournes notamment, selon les quantités achetés, offre spécifique) ;
- Le prix doit être indiqué HT et TTC ou alors mentionner le taux de TVA appliqué ;
- Les conditions de paiement et les retards de paiement ;
- Depuis janvier 2013 il faut mentionner que tout retard de paiement entre professionnels rend désormais le débiteur redevable de plein droit d’une indemnité de 40 euros pour frais de recouvrement (à indiquer sur les devis et factures également).
- Pour les particuliers ces dispositions ne sont pas applicables.
Le non-respect des dispositions relatives à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est lourdement sanctionnable : - ➢ Si les CGV ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 15 000 euros.
- ➢ Si vos factures de vente ne comportent pas cette mention, vous encourez une amende de 75 000 euros.
Les délais de paiement pratiqués entre l’entreprise et son client :
- La loi française encadre les délais de paiement entre professionnels, ils ne peuvent pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.
- Pour les opérations réalisées avec un client professionnel hors de France, les délais de paiement entre entreprises faisant partie de l’Union européenne ne peuvent pas dépasser 60 jours maximum (directive 2011/7/UE). Dans les autres cas, il n’y a pas de règles prévoyant de délais de paiement maximum.
- •Lorsque le client est un particulier, la législation applicable dépend du secteur d’activité de l’entreprise.
AUTRES CLAUSES
Suivant les besoins de l’entreprise, de nombreuses autres clauses peuvent être incorporées dans les conditions générales de vente.
- Dès l’instant où le client les accepte dans le cadre de la vente, ces clauses s’appliquent.
- Délai de rétractation pour les achats à distance.
- Les clients particuliers qui effectuent des achats à distance (produits ou services) bénéficient d’un droit de rétractation de 14 jours min (un délai plus long peut être prévu) et l’entreprise est tenue de l’indiquer avant que la vente ne soit conclue.
- Le client n’a pas à motiver ou justifier sa décision.
- Les modalités de règlements (chèques, espèce, virement) en plusieurs mensualités
A noter que pour les règlements en espèce : - ➢ 3 000 euros pour les clients professionnels ou les clients particuliers domiciliés fiscalement en France.
La clause de réserve de propriété (bien souvent oubliée) permet de retarder la date de transfert de propriété d’un bien jusqu’au moment du paiement intégral du prix par le client. - Ainsi, l’entreprise peut obtenir la restitution de la marchandise livrée si le client n’a pas payé intégralement.
- Conséquences des annulations de contrat, si cela vient du vendeur ou de l’acheteur. Et les démarches
- Renouvellement des contrats,
- Protection des données personnelles (vente à distance),
- Obligations des parties,
- Responsabilité professionnelle, des règles à suivre, du droit applicable et du tribunal compétent en cas de litige.
QU’EST-CE QU’UNE FACTURE ?
Une facture est un document qui atteste la vente de services ou de produits. Elle doit être établie en 2 exemplaires minimum.
| Juridique | Preuve de la réalité de la prestation ou de la marchandise vendue, elle officialise votre droit de créance (c’est-à-dire que le client vous est redevable) |
| Commerciale | Elle détaille les conditions de la vente ou de la prestation entre votre client et vous |
| Comptable | Elle est un justificatif comptable |
| Fiscale | Elle fait office de support à l’exercice de certaines taxes et au contrôle de l’impôt |
LES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR VOS FACTURES
- Votre nom et vos coordonnées (ainsi que votre mention commerciale si vous en avez une) ;• Votre numéro de SIREN (Précisez « SIREN en cours d’attribution » si vous ne l’avez pas encore reçu) ;
- Votre n° d’immatriculation RCS ou RM s’il a lieu (ou précisez que vous en êtes dispensé) ;• Votre numéro de SIRET (si vous ne l’avez pas encore reçu le courrier de l’INSEE, précisez « SIRET en cours d’attribution ») ;
- Le numéro de la facture ou de devis ;
- Votre n° intracommunautaire (si vous en avez des clients à l’étranger) ;
- La date d’émission de la facture ;
- Le nom ou la raison sociale et les coordonnées de votre client (sauf opposition de sa part s’il s’agit d’un particulier) ;
- La dénomination de la prestation ou des produits vendus, et le décompte détaillé (1 ligne par produit ou prestation) ;
- La date de livraison ;
- Le montant à payer ;
- La réduction de prix ou la remise forfaitaire (s’il y en a une) ;
- La mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts » si vous n’êtes pas redevable de la TVA ;
- La mention « Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté » (si c’est le cas) ;
- Le nombre d’exemplaires de la facture ;
- La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de votre assureur et de la couverture géographique du contrat. (Uniquement pour les auto-entreprises dont l’activité exige une assurance professionnelle obligatoire, comme la garantie décennale par exemple)
- Pour les professionnels :
- La date limite de paiement :
- Le taux des pénalités de retard ;
- Les conditions d’escompte commercial (si vous en pratiquez) ;
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
- Lorsque vous avez dépassé le seuil de franchise de TVA vous devez facturer la TVA à vos clients. Voici les règles qui changent lors de votre facturation :
- Suppression de la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts » ;
- Application du taux de TVA correspondant aux produits/services facturés ;
- Apparition du numéro de votre numéro de TVA intracommunautaire.
BON A SAVOIR
Vous devez conserver vos factures 10 ans.Elle doit être établie en 2 exemplaires minimum.Sachez aussi que l’administration fiscale peut effectuer des contrôles de 3 à 10 ans en arrière selon les impôts contrôlés. Vous pouvez numériser vos factures papier dès l’envoi ou la réception sous forme dématérialisée.
LES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR VOS DEVIS
Les mentions obligatoires sur les devis pour l’entreprise qui établi le devis :
- Nom, adresse, coordonnées de l’entreprise,
- N° SIREN, RIDET, RCS etc. de l’entreprise,
- SARL, SAS, SASU etc. et montant du capital libéré pour l’entreprise inscrite en société,
- Assurance professionnelle de l’entreprise relative au type de devis établi,• Article 293 B du CGI ou N° de TVA Intracommunautaire pour l’entreprise européenne.
LES CONDITIONS
- Gratuité ou non et durée de validité du devis (devis gratuit valable 60 jours ou devis payant déduit de la facture en cas de commande) ;
- Conditions de paiement du devis Ex : 30 % à la commande, solde à la livraison ;
- Mode de règlement en cas d’accord (chèque bancaire, virement, carte bleue) ;
- Délai de commande ou d’intervention (Ex : délai de livraison 4 semaine, délai de livraison 4 semaines après le délai de rétractation, de 14 jours ou, délai d’intervention 4 semaines, durée du chantier 3 mois etc…) ;
- Juridiction ou structure compétente en cas de litige ;
- Lu et approuvé, bon pour commande le :…….. ̈.
